¿Cómo restringir la entrada a los ladrones del tiempo en la biblioteca?

¿A ti también te atacan los Ladrones del tiempo? ¿Necesitas estirar el tiempo y no sabes cómo? Gestionarlo bien no es tarea fácil. Generalmente tenemos demasiado trabajo que realizar y poco tiempo para hacerlo.

Non ti preoccupare...

En la biblio, como en otros muchos trabajos, tenemos diez minutos para realizar algo que necesita veinte. ¿Te suena? Afrontamos múltiples tareas y muchas veces terminamos el mes sin haber cumplido alguno de los objetivos que teníamos propuestos: realizar estudios, guías de lectura, informes, memorias, estadísticas, normas internas de funcionamiento, manuales de procedimiento, encuestas, recomendaciones, contestar emails, etc.

Hoy os traemos un acercamiento a la gestión del tiempo y un sencillo truco que utilizamos a la hora de planificar las tareas semanales y mensuales. Podemos acercarnos a una gestión eficiente, mejorar nuestra productividad y nuestra calidad de vida... ¡Y lo vamos a intentar!

* Es ideal para aplicarlo en la organización interna de una biblioteca, pero sirve para cualquier ámbito tanto personal como laboral: planificar unas vacaciones, preparar unas oposiciones o las clases de este año.

Empecemos por tener claros cuáles son los puntos claves que afectan a la gestión del tiempo

1. Organización: valorar cómo almacenamos y procesamos las tareas de un día, una semana o un mes.

2. Información: ¿cómo acceder más rápido a la información que necesito?

3. Automatización: mantener las dinámicas y tareas iguales o mejorar

4. Distracciones: analizar en qué perdemos tiempo y cómo evitarlo para el futuro

En estas distracciones se encuentran nuestros enemigos: Los Ladrones de tiempo

Ladrones de tiempo externos: aquellas circunstancias que exceden nuestra capacidad de control

• El teléfono.

• La mensajería instantánea.

• El correo electrónico.

• Las reuniones de trabajo.

• Las interrupciones etc.

Ladrones de tiempo internos: esas circunstancias inherentes a cada persona y que se manifiestan en nuestra conducta y nuestra manera de gestionar el tiempo y las tareas.

• Hábitos multitarea.

• Precaria planificación.

• Carencia de objetivos.

• Falta de motivación.

• Procrastinación.

• Dificultad para dar una réplica negativa.

¿También te suenan?

Llega el momento de trabajar para mantenerlos a raya:

Tenemos la opción de utilizar algunas de las muchas herramientas digitales existentes para gestionar el tiempo y las tareas:

>Google Calendar (Android/iOS)

> Do! ( iOS)

> Google Keep (Android/iOS)

> Tareas & Calendario (Android/iOS)

> Trello (Android/iOS)

> Habitica (Android/iOS)

> Microsoft OneNote (Android/iOS)

> Microsoft To Do (Android/iOS)

Pero... ¿Por qué no un calendario de papel?

Sí, has oído bien, a veces lo sencillo es lo más útil y rápido. Personalmente, para ciertas tareas, prefiero algo que pueda manipular, escribir, pintar, borrar y subrayar en colores. Mi secreto es un organizador semanal y otro mensual. Me resulta más rápido y me ayuda a mejorar mi gestión del tiempo cómodamente.

Para ahorrar tiempo y papel, he aquí mi truco:

1º Busca o crea tu propio organizador semanal y mensual. En internet hay innumerables plantillas gratuitas nosotras hemos utilizado uno semanal de www.clara.es y otro mensual de https://www.creativemindly.com y nos encantan por su sencillez y sobriedad. Valora la plantilla, si tiene espacio para objetivos o metas, para ideas, para compras... Piensa en qué es lo que realmente necesitas día a día. A mi me encantan las que tienen un apartado para ideas, ya que a lo largo de la semana se me van ocurrido ideas para cada una de las tareas que realizo y viene muy bien tenerlas a mano. Puede que nos vengan ideas para señalizar mejor o para una actividad, otra para la feria del libro, un autor/a que me gustaría traer a la biblioteca... Así que las voy escribiendo en el apartado de mi plantilla y luego las transfiero a un documento en limpio y ya planifico con ellas.

Una vez que encuentres una que te sea útil, imprime tu plantilla solo una vez... ¿Por qué? ¡Porque vamos a ahorrar papel con este truco!

*Truco máximo: Por una cara poner el organizador semanal y, por la otra, el mensual.

2º Plastifica las hojas. Este es un buen truco, así puedes escribir encima con un rotulador de pizarra blanca. ¡Podrás borrar y utilizar tantas veces como quieras! Y te sirve para todas las semanas del año, no necesitas una por cada una.

¡Manos a la obra! ¿Cómo empezamos a planificar?

1. Establece objetivos claros, semanales y mensuales. Lo ideal son entre 3 y 5, de esta manera nos aseguramos que los que cumplimos los hacemos bien. Vamos a ir poco a poco, semana a semana.

2. Piensa en qué tareas cumplen esos objetivos que has establecido. Haz una lista (o utiliza la chuleta de la imagen)

3. Establece un tiempo adecuado y realista para cada una de ellas, apúntalo al lado ¿Te cuesta lo mismo leer emails que realizar expurgo? ¿Con qué frecuencia deberías hacer cada una de ellas? ¿Una vez al día? ¿Una vez al mes?

4. Ahora que tienes esa lista... ¡Prioriza! ¿Conoces la Matriz de Eisenhower? ¿Eres capaz de diferenciar entre lo urgente y lo importante? Una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla. Solemos focalizar nuestra atención en tareas que no son tan urgentes como parecen. A veces, lo urgente puede esperar pero lo importante, no. Es importante aprender a valorar la urgencia de cada una y decidir qué tareas se pueden hacer ahora o en un tiempo concreto, cuáles se pueden eliminar o delegar.

La matriz urgente/importante es un tema increíble y te sorprenderá lo mal que valoramos la urgencia. Te invito a seguir indagando.

5. Una vez que valores la urgencia de cada tarea, crea una rutina. Transfiere al organizador semanal aquellas tareas que son rutinarias, y al mensual aquellas que no realizas con tanta continuidad: reuniones puntuales, citas, actividades...

* Mi truco rápido y sencillo: dedicar quince minutos, una hora, una tarde o un día a cada una de ellas, por ejemplo: los lunes de 16h a 18h: expurgo; los martes: planifico, al menos, una actividad; los miércoles los dedico a la web y al blog... Sé realista. Es mejor empezar con un objetivo al día y, según vayamos aprendiendo a gestionar el tiempo, ir añadiendo más. No intentes llenar tu jornada de tareas que luego no puedas asumir. Esto crea frustración, estrés, sensación de ahogo y de incapacidad. Vamos a aprender a volar pero empezaremos andando.

6. Deja un margen de tiempo entre las tareas. ¡Très important! Porque a veces hemos calculado mal cuánto tiempo nos va a costar realizar una actividad y se nos van amontonando a lo largo del día.

7. Evita las distracciones. Trata de cumplir exclusivamente con tu organizador. No empieces dos tareas simultáneamente y evita tener cerca a los dichosos ladrones del tiempo.

8. Pide sugerencias y opiniones. Fíjate en otras compañeras o pregunta en otras bibliotecas cómo gestionan su tiempo. Pregúntanos por más trucos.

Espero que pueda servirte para empezar a gestionar un poquito mejor el tiempo, no solo el laboral sino también el personal. La realidad en nuestras bibliotecas es que hay tantas tareas por realizar (podríamos decir que son infinitas), y tan poco tiempo, que no damos abasto, terminamos sufriendo estrés y gestionando mal el tiempo, no llegando a todo lo que podríamos llegar o haciéndolo de manera rápida y sin el resultado esperado restándole brillo a la biblioteca.

Nos toca aprender a realizar en diez minutos lo que necesita veinte pero yo te acompaño en este camino

“Estoy a veinte minutos de allí. Llegaré en diez.”

HARVEY KEITEL - Señor Lobo

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Miriam Julián, psicóloga social y bibliotecaria